Start med en fast struktur
Lag én mappe per kalenderår, digitalt eller på papir. Gi hvert dokument dato, kilometerstand, navn på verksted eller utførende og en kort beskrivelse av arbeidet. Bruk gjerne filnavn som begynner med dato, for eksempel 2026-04-18_service_74200-km.pdf. Da sorteres dokumentene automatisk i riktig rekkefølge.
For bobil bør du skille mellom arbeid på basisbilen og arbeid på bodelen. Motorservice, bremser og EU-kontroll hører hjemme i kjøretøysporet. Gassanlegg, varmer, kjøleskap, vannsystem, fuktkontroll og 12-voltsanlegg bør få egne underkategorier.
Dette bør registreres hver gang
- Dato og kilometerstand da arbeidet ble utført.
- Hva som ble kontrollert, reparert eller skiftet.
- Delenummer, væsketype eller produktnavn når dette er relevant.
- Verkstedets navn og faktura- eller ordrenummer.
- Eventuelle feilkoder før og etter arbeidet.
- Neste frist etter tid, kilometer eller produsentens vedlikeholdsplan.
Skill dokumentasjon fra påstander
Et notat om at «alt er tatt» er mindre nyttig enn en arbeidsordre som viser hva som faktisk er gjort. Det samme gjelder et stempel uten spesifikasjon. Be derfor om at fakturaen beskriver kontrollpunktene og identifiserer deler og væsker som er brukt.
Når du vurderer historikken til et brukt kjøretøy, kan du lese den utdypende artikkelen Servicehistorikk som dokumentasjon, ikke som formulering. Den forklarer hvorfor en sammenhengende tidslinje er viktigere enn brede formuleringer i en salgsannonse.
Dokumenter egenkontroller nøkternt
Du kan føre inn enkle kontroller som dekktrykk, væskenivå, batteristatus og visuell kontroll av slanger eller koblinger. Skriv at dette er en egenkontroll, ikke en verkstedkontroll. Arbeid på gassanlegg, 230-voltsanlegg, bremser og forseglede forbrenningsenheter skal ikke beskrives som egenservice dersom du ikke har nødvendig kompetanse og dokumentasjon.
Ta vare på originalene
Skann papirkvitteringer fordi termopapir kan falme. Behold originalfilen fra verkstedet, og lag sikkerhetskopi på minst ett annet sted. Ved salg kan du dele en kopi der personopplysninger som ikke er relevante, er skjermet.